Foire Aux Questions – Facturation Ambulances

Pourquoi ce retard de facturation ?

La réforme des zones de secours, effective depuis le 1er janvier 2015, a provoqué un chamboulement général dans la mise en place de la nouvelle organisation des services administratifs et opérationnels. Ce chamboulement, indépendant de notre bonne volonté, a causé un retard dans l’obtention du programme informatique nécessaire à la facturation des transports en ambulance 112 qui n’a débuté qu’à partir du 8 avril 2016.

 

 

Est-ce que la mutuelle intervient ?

L’attestation du transport médical urgent se trouve au dos de l’original de la facture et est à renvoyer complétée (ou vignette) à votre mutuelle, accompagnée d’une preuve de paiement (ou réclamez une facture acquittée à notre service quelques jours après le virement). Nous ne sommes pas en possession des informations concernant le montant des remboursements, le patient doit contacter lui-même sa mutuelle pour s’en informer. Ce document officiel de l’INAMI stipule que le transport a été effectué dans le cadre de la loi du 8 juillet 1964  en ambulance 112 dans le cadre de l’Aide Médicale Urgente. L’indication « normale » sur la facture signale que l’ambulance n’était pas « médicalisée » (médecin SMUR à bord) ce qui ne change rien au fait qu’il s’agisse d’un transport effectué par une ambulance 112 (« normale ») et donc bien dans le cadre de l’Aide Médicale Urgente.

 

 

Où puis-je trouver la référence de ma facture ?

Les références se situent en haut à droite pour les factures et dans le cadre central pour les rappels. Elles sont toujours composées de la structure suivante : ZHC/AMU/ABC/1234/15.

  • ZHC/AMU pour Zone Hainaut Centre / Aide Médicale Urgente
  • Les trois lettres correspondent au poste de secours concerné par l’intervention (MON pour Mons, LLV pour La Louvière, DOU pour Dour, QUI pour Quiévrain, SOI pour Soignies, ENG pour Enghien, BLC pour Braine-le-Comte).
  • Les 4 chiffres correspondent à l’index de la facture dans notre système pour le poste de secours concerné.
  • Les 2 derniers chiffres correspondent à l’année du jour de l’intervention.

 

 

Pouvez-vous me renseigner à propos du SMUR, de la Croix-Rouge, d’une société d’ambulances privées ou d’un hôpital?

Notre service est totalement indépendant de la facturation et des données provenant des services du SMUR, Croix-Rouge, sociétés d’ambulances privées et hôpitaux.

 

 

Quelles sont vos étapes de facturation ?

  1. Facture
  2. 1e Rappel
  3. 2e Rappel par envoi recommandé (avec frais supplémentaires).
  4. Mise en contentieux et huissier.

 

 

Puis-je payer en plusieurs fois ?

Une demande de plan de paiement doit obligatoirement être formulée par écrit (e-mail ou courrier) en mentionnant les informations suivantes :

  1. L’identité du patient (également l’identité de la personne tiers si le plan de paiement sera respectée par une autre personne que le patient).
  2. Référence de la facture indiquée sous « référence à rappeler » en haut à droite des factures originales ou dans le cadre central pour les rappels.
  3. Le montant approximatif de la mensualité (en restant correct, le Comptable Spécial se réservant le droit de refuser/proposer un autre montant).
  4. La date de la première mensualité. Attention : plus la demande est tardive, moins il est possible de reculer la date de la première échéance (une demande de plan de paiement après 1er rappel se fera au plus tôt après la demande).

Les documents de plan de paiement parviennent toujours par envoi recommandé sans frais supplémentaires. Lorsqu’un plan de paiement est terminé nous expédions la facture originale avec mention « Facture acquittée ». Attention : Un plan de paiement est une facilité que nous accordons, nous nous réservons le droit de modifier/supprimer le plan de paiement dans le cas où celui-ci ne serait pas/serait mal respecté sans nous avoir contacté au préalable. La procédure habituelle reprendra son cours et le Comptable Spécial se réserve dès lors le droit d’accepter/refuser toute éventuelle nouvelle demande.

 ATTENTION :

  • Un plan de paiement sera déterminé sur base de la TOTALITÉ des créances dont le patient est redevable le jour de la création des documents. Il n’est pas possible de demander de payer une facture puis une autre.
  • Dans l’éventualité où une nouvelle créance serait générée alors qu’un plan de paiement est déjà en cours : celle-ci ne sera en aucun cas placée à la fin du premier plan de paiement, il faudra faire une nouvelle demande pour créer un second plan de paiement qui sera à respecter simultanément au premier.
  • Une demande de plan de paiement effectuée après l’expédition d’une mise en demeure donnera lieu a des conditions plus strictes étant donné la demande tardive :
    • la demande doit être effectuée au plus vite après réception de la mise en demeure.
    • 3 mensualités au maximum seront accordées.
    • la première mensualité sera placée au plus tôt et ne pourra être choisie par le redevable.
    • aucun retard ne sera toléré.

 

Comment déterminez-vous le prix d’une facture d’ambulance ? 

Le gouvernement (SPF Santé Publique) détermine les tarifs des transports en ambulance 112. Ceux-ci sont basés sur un calcul forfaitaire et au kilomètre (à partir du 11ème kilomètre) : 62,02 € pour les 10 premiers kilomètres, 6,20 €/km à partir du 11ème km, 4,74 €/km à partir du 21ème km (2016). Les tarifs sont revus chaque année.

 

 

Quel kilométrage est pris en compte pour la facturation?

Le trajet de l’ambulance est comptabilisé depuis le départ de l’ambulance lors de l’appel par le centre 112 jusqu’à sa remise en disponibilité (à la sortie de l’hôpital si l’ambulance est reprise pour une autre mission ou bien, cas échéant, lors de son retour à la caserne). Les ambulanciers doivent noter leur index kilométrique de départ lors de l’appel et également celui du retour lorsqu’ils sont repris vers une autre course ou rentrent en caserne après avoir effectué la mission. Il est donc tout à fait normal (et ce même pour deux trajets identiques) que ces chiffres varient, ce qui implique également une différence sur la facture (déviation, GPS/centre 112 oriente l’ambulance différemment comme le passage par une rue parallèle/voie rapide, etc…).

 

 

Puis-je choisir la caserne d’origine et l’hôpital de destination ?

Non, dans le cadre de l’Aide Médicale Urgente, le centre 112 reste l’unique décideur du choix de l’ambulance, aussi bien pour sa provenance que pour l’hôpital de destination vers lequel elle sera envoyée. En aucun cas le patient peut réclamer que l’ambulance vienne d’un lieu de son choix et de même pour l’hôpital : le centre 112 déterminera toujours l’ambulance et l’hôpital suivant sa proximité et sa disponibilité.

 

 

Mon assurance/employeur/mutuelle me dit qu’elle réglera la facture ! (accidents de travail/sport/école/étrangers/…)

En toute situation, la loi stipule que la personne transportée reste redevable. Dans la mesure où une assurance ou une mutuelle vous informe qu’elle va intervenir à votre place (ce qui prend parfois du temps), vous êtes dans l’obligation de leur demander de nous envoyer un écrit stipulant cette prise en charge au plus vite pour que nous puissions placer un délai sur la facture sans quoi la procédure continuera avec des risques de frais supplémentaires.

 

 

Dois-je payer mon transfert entre deux hôpitaux ?

En toute situation, la loi stipule que la personne transportée reste la personne redevable. Même en cas de transfert, celle-ci doit donc s’acquitter de sa facture. Néanmoins nous conseillons toujours aux patients de contacter le service financier des hôpitaux en question car, dans certains cas, la facture pourrait être prise en charge partiellement ou totalement par l’hôpital. Dans ce cas vous restez dans l’obligation de leur réclamer de nous envoyer un écrit stipulant cette prise en charge au plus vite pour que nous puissions placer un délai sur la facture sans quoi la procédure continuera (avec risque de frais supplémentaires).

 

 

Pouvez-vous changer le nom de la personne à qui la facture est adressée ?

Non, en aucun cas nous pouvons modifier la facture dans le but de l’adresser à un tiers, à une société, lieu de travail, etc… selon la loi, nous sommes dans l’obligation d’adresser la facture à la personne transportée.

 

 

Pouvez-vous envoyer la facture à mon … (employeur/assurance/administrateur de bien/notaire etc…) ?

Non, en toute situation, la personne transportée est responsable du bon suivi de sa facture, donc elle doit la faire transiter à une autre personne/organisme, et ce en respectant les délais de la facturation.

 

 

Puis-je venir vous rencontrer ?

Étant donné la quantité annuelle de transports en ambulance (approximativement 24000/an), la quasi-totalité des demandes sont réglées par téléphone, e-mail ou courrier. Néanmoins il est toujours possible de demander exceptionnellement un rendez-vous.

 

 

Si la personne est décédée, qui paiera la facture ?

Selon la loi, la personne transportée est redevable. Si la personne est malheureusement décédée, nous travaillons avec le registre national et le Service État Civil-Population dans le but de joindre les héritiers. Nous ne sommes pas en possession des informations concernant les éventuelles successions, ce pourquoi nous expédions la facture à l’un des héritiers, généralement le plus âgé, pour que ce dernier fasse transiter la facture au notaire.  Dans le cas où la succession serait clôturée, il incombe aux héritiers de payer et/ou de diviser la facture entre eux dans le cas où ils seraient plusieurs. Si un héritier a refusé l’héritage, il doit nous faire parvenir une copie du document officiel de renonciation à la succession par courrier ou e-mail. Dans ce cas, nous nous reporterons vers l’héritier suivant.

 

 

Où puis-je demander des informations supplémentaires ou contester un point de ma facture ?

Pour toute information complémentaire, précision ou contestation concernant votre facture veuillez contacter le service. Nous nous efforcerons de faire le nécessaire pour éclaircir la situation et, au besoin, contacterons les hôpitaux/opérationnels. Attention : nous sommes soumis au secret professionnel et médical ce qui induit que nous ne sommes pas autorisés à délivrer certaines informations (détails médicaux, adresse d’un tiers, etc…).

 

 

Où puis-je demander des informations d’ordre médical concernant mon transport en ambulance ?

Comme indiqué dans le point ci-dessus, nous ne sommes pas en mesure de divulguer les informations d’ordres médicaux contenues sur le rapport ambulance. Pour plus d’information vous pouvez soit vous adresser à l’hôpital de destination ou au Docteur Taminiau – Inspecteur d’Hygiène au N°1 de la Rue des Fossés à Mons.

 

 

Où puis-je adresser une réclamation officielle ? Que doit-elle comporter ?

Une réclamation officielle peut être introduite dans les 30 jours suivant la date d’expédition de la facture, doit être effectuée par écrit et doit comporter les points suivants :

l’adresser au Comptable Spécial Jean-Pierre Ferrari à l’adresse mentionnée sur la facture/rappel.

  • mentionner toutes les données essentielles de la facture (l’identité du patient mais également l’identité de la personne tiers si la réclamation est effectuée par une autre personne que le patient).
  • mentionner la référence de la facture indiquée sous « référence à rappeler » en haut à droite des factures originales ou dans le cadre central pour les rappels.
  • motiver et détailler clairement l’objet de la réclamation.
  • dater et signer celle-ci.

La réclamation sera analysée par le Collège de la Zone de Secours qui a lieu une fois par mois et qui donnera sa décision quant à la suite du dossier.

 

 

Comment puis-je vous contacter ?

Ces informations sont reprises sur nos documents.

  • Téléphone : 065/32.17.61
  • E-mail :
  • Courrier : 29 Rue des Sandrinettes 7033 Cuesmes
  • Fax : 065/32.17.24 (ancien numéro : donner priorité à l’envoi par e-mail).